Organiser une soirée d’entreprise mémorable à Paris

Organiser une soirée d’entreprise à Paris est un excellent moyen de resserrer les liens dans votre équipe, motiver vos employés et renforcer l’image de votre société. Cependant, trouver le bon lieu, planifier le programme et gérer la logistique peuvent relever du défi. Heureusement, en tant qu’experts en organisation d’événements, nous avons quelques conseils à vous donner pour rendre votre soirée mémorable.

Pourquoi organiser une soirée d’entreprise ?

Avant de se lancer dans l’organisation, il est important de bien définir vos objectifs. Voici quelques bonnes raisons d’organiser une soirée pour votre entreprise :

• Renforcer la cohésion d’équipe : Les interactions informelles en dehors du bureau sont idéales pour souder les liens entre collègues. Votre équipe reviendra plus soudée et motivée.
• Récompenser les employés : Une belle soirée est une excellente façon de montrer votre gratitude envers vos employés pour leurs efforts.
• Motiver votre personnel : En offrant une expérience VIP à vos équipes, vous leur donnerez envie de repousser leurs limites.
• Organiser un team-building : Des activités de groupe contribueront à renforcer la complicité au sein de votre équipe.
• Favoriser le réseautage : Inviter des clients, des prospects ou des partenaires permettra de consolider vos relations professionnelles.
• Améliorer votre image : Une soirée réussie reflètera positivement sur la réputation et le prestige de votre société.

Où organiser votre soirée à Paris ?

Trouver le lieu parfait est primordial pour la réussite de votre événement. Voici une sélection de salles prestigieuses à Paris avec leurs atouts :

Le Pavillon Royal

Niché dans le Bois de Boulogne avec vue sur le lac, le Pavillon Royal est un sublime lieu de réception pouvant accueillir jusqu’à 800 personnes. Ses vastes salons Art-Déco lumineux sont entièrement modulables et vous pourrez profiter de la magnifique terrasse donnant sur les jardins. Un parking est à disposition des invités sur place. Le Pavillon Royal convient parfaitement pour une soirée d’entreprise de grande envergure avec ses espaces spacieux et raffinés.

Le Pavillon d’Armenonville

Également situé dans le Bois de Boulogne, le Pavillon d’Armenonville est un lieu d’exception dans un cadre bucolique. Avec une capacité maximale de 2000 personnes, cet ancien pavillon de chasse est l’endroit rêvé pour organiser votre prochain événement d’entreprise. Ses multiples salons Art-nouveau lumineux et sa magnifique terrasse avec vue sur le lac séduiront vos convives. Son accessibilité est facilitée par sa proximité du périphérique parisien et les lignes de bus dans les environs.

La Salle Wagram

Pour une soirée au cœur de la capitale, La Salle Wagram s’impose comme une valeur sûre. Située dans le 17ème arrondissement, cette salle contemporaine met à votre disposition un espace de 1600m2 pouvant accueillir jusqu’à 1000 personnes en cocktail. Le lieu idéal pour une soirée d’entreprise chic dont vos collaborateurs et clients se souviendront !

Quelques conseils logistiques

Une fois votre lieu réservé, la logistique est primordiale pour garantir le bon déroulement de votre soirée. Voici quelques recommandations à suivre.

Etablissez un budget réaliste

Commencez par estimer précisément le montant dont vous disposez pour cet événement. Définissez votre enveloppe globale puis répartissez-la entre la location de la salle, le traiteur, les boissons, les animations, etc. Ajoutez 10 à 15% de marge à votre budget prévisionnel pour faire face aux imprévus. Quand vient le moment de signer avec les prestataires, comparez plusieurs devis avant de vous décider.

Sélectionnez des prestataires de qualité

Pour la nourriture, les boissons, la technique, la sécurité et les autres services liés à votre soirée, travaillez uniquement avec des professionnels qualifiés et fiables, même si leurs tarifs sont plus élevés. Des prestataires peu chers peuvent vite tourner au cauchemar s’ils sont en retard, mal organisés ou mal équipés pour répondre à vos besoins.

Privilégiez la qualité à la quantité côté traiteur

Offrez à vos invités une expérience gastronomique mémorable plutôt qu’un buffet quelconque. Un excellent repas préparé par un traiteur renommé laissera le meilleur souvenir de votre soirée. Adaptez les plats aux régimes et restrictions alimentaires de chacun pour que tout le monde se régale.

Choisissez des animations pertinentes

Les activités proposées lors de votre soirée doivent refléter la culture de votre entreprise et correspondre aux centres d’intérêt de vos équipes. Faites preuve de créativité en leur offrant des expériences originales et exclusives : simulateur de chute libre, concert privé, Magicien, escape game, etc. Vous marquerez les esprits !

Etablissez un programme minuté

Une fois votre concept finalisé, prévoyez le programme complet de la soirée, minute par minute, pour vous assurer que tout se déroule sans accroc. Indiquez les horaires d’arrivée, de chaque discours, du cocktail, du repas, de l’animation, etc. Transmettez ce programme détaillé à tous les prestataires et maîtres de cérémonie impliqués dans l’organisation de la soirée.

Nommez un responsable logistique

Désignez un employé de confiance qui sera le référent logistique lors de la soirée. Son rôle sera de coordonner les prestataires, résoudre les imprévus et s’assurer que le timing est respecté. Disposant de toutes les informations essentielles, il pourra prendre rapidement les décisions nécessaires en cas de problème.

Préparez un plan de salle

Pour les repas assis, réalisez un plan de table nominatif en pensant bien à mélanger les services et à placer à côté des personnes susceptibles d’échanger. Vous pouvez aussi organiser une table VIP pour vos meilleurs clients. Transmettez ce plan au traiteur et au maître d’hôtel pour faciliter le placement des convives à leur arrivée dans la salle.

Prévoyez des surprises

Pensez à ajouter des petites attentions pour créer la surprise et ravir vos invités : cocktails signature, goodies personnalisés, photobooth, magicien, danseurs… Ces petits plus feront toute la différence.

Promouvoir efficacement votre soirée en amont

Une communication réussie sera la clé du succès de votre événement. Voici quelques conseils pour promouvoir votre soirée.

Créez une identité visuelle attractive

Concevez une identité graphique accrocheuse qui sera déclinée sur tous vos supports de communication : logo, visuels, couleurs, typo, etc. Elle devra être cohérente avec l’image de votre entreprise et la thématique choisie.

Envoyez des save-the-date

2 à 3 mois avant, envoyez un e-mail d’annonce officielle de la date de votre soirée pour que vos invités puissent la réserver. Un visuel aux couleurs de votre événement et le lieu choisi suffisent pour cette première communication.

Ouvrez les inscriptions en ligne

Créez un site web dédié à la soirée sur lequel vos invités pourront s’inscrire et accéder aux informations pratiques. Vous connaîtrez ainsi le nombre exact de participants, leurs choix de menus et pourrez leur envoyer des rappels ciblés.

Publiez régulièrement sur les réseaux sociaux

Sur vos comptes LinkedIn, Facebook, Instagram etc., postez des visuels et des annonces concernant la soirée pour créer de l’attente. Incitez vos abonnés à partager les publications et interagir.

Envoyez des invitations papier

Deux semaines avant l’événement, postez ou distribuez une belle invitation avec tous les détails sur le programme, le dress-code… Elle aura plus d’impact qu’un e-mail et montrera que vous portez attention aux finitions.

Pendant la soirée : gérer les imprévus

Malgré une préparation minutieuse, des imprévus peuvent toujours survenir le jour J. Voici comment anticiper ces situations :

• Prévoyez 10 à 15 % d’invités en plus pour pallier les éventuels désistements.
• Commandez 5 à 10 % de nourriture et boissons supplémentaires au cas où plus de convives que prévus viendraient.
• Ayez une solution de repli en tête (salle plus petite, animation alternative…) si vous n’atteignez pas le nombre d’inscrits escompté.
• Préparez un programme allégé de secours avec des morceaux choisis au cas où certains prestataires sont absents.
• Munissez-vous d’un kit de premiers secours complet pour parer à tout incident mineur.

Avec ces mesures préventives et beaucoup de sang-froid, vous traverserez avec brio les imprévus qui ne manqueront pas de survenir !

Après la soirée : assurer le suivi

Votre travail ne s’arrête pas à la fin de la soirée ! Pour maximiser les retombées positives pour votre entreprise.

• Remerciez vos intervenants internes et externes pour leur contribution
• Partagez un album photo souvenir ainsi qu’une vidéo rétrospective avec vos invités
• Envoyez un questionnaire pour récolter les impressions et commentaires de vos collaborateurs et clients
• Faites un bilan en interne pour analyser les points forts et axes d’amélioration
• Publiez un article récapitulatif de votre soirée dans votre newsletter et sur vos réseaux

En appliquant tous ces conseils pour votre prochaine soirée d’entreprise, vous êtes assurés de vivre un moment inoubliable et de renforcer les liens au sein de votre équipe ! N’hésitez pas à faire appel à nous si vous avez besoin de support dans l’organisation de votre événement.