La signature électronique, une solution d’avenir indispensable

De nos jours, la transformation numérique touche tous les secteurs d’activité, y compris le droit et la bureaucratie. La dématérialisation des documents et procédures, permise notamment par l’avènement de la signature électronique, représente un gain de temps et d’argent considérable pour les entreprises. Explications.

Qu’est-ce que la signature électronique ?

La signature électronique est un dispositif technique qui permet de garantir l’authenticité et l’intégrité des documents dématérialisés. Concrètement, elle remplace la signature manuscrite pour les documents numériques et présente de nombreux avantages :

• Gain de temps par rapport à l’envoi postal
• Réduction des coûts d’impression et d’affranchissement
• Traçabilité et sécurisation des échanges
• Valeur probante devant un tribunal

Avec la crise sanitaire, de plus en plus d’entreprises ont adopté des solutions de signature électronique pour faciliter le télétravail et accélérer les procédures. Selon une étude YouGov de 2021, 26% des entreprises y ont eu recours depuis le début de la pandémie.

Comment fonctionne la signature électronique ?

Techniquement, la signature électronique repose sur une méthode cryptographique associant de manière univoque un document électronique à une personne.

Concrètement, le signataire reçoit le document à signer par courriel avec un lien hypertexte. En cliquant sur ce lien, une fenêtre s’ouvre où il doit saisir un code temporaire envoyé par SMS sur son téléphone portable. Ce code valide son identité et lui permet de signer électroniquement après avoir pris connaissance du document.

La signature électronique consiste alors à intégrer au document un ensemble de métadonnées comprenant l’identifiant du signataire, la date et l’heure. Ces informations sont ensuite cryptées et jointes au document de manière infalsifiable.

Quels sont les différents niveaux de signature électronique ?

Il existe plusieurs catégories de signature électronique, avec des niveaux de sécurité et de fiabilité différents :

• La signature électronique simple : identifie l’auteur mais sans garantie supplémentaire sur l’intégrité du document ou l’identité réelle du signataire.
• La signature électronique avancée : garantit l’identité du signataire et protège l’intégrité du document signé. C’est la plus utilisée en entreprise.
• La signature électronique qualifiée : équivalent à une signature manuscrite, avec vérification renforcée de l’identité par un tiers de confiance.

Le niveau de signature dépend donc des garanties souhaitées et de la sensibilité du document. Pour un contrat de travail ou une transaction immobilière, la signature électronique avancée est généralement suffisante.

Quelle valeur juridique pour la signature électronique ?

La valeur juridique de la signature électronique est confirmée par le code civil français dans ses articles 1366 à 136Par ailleurs, le règlement européen eIDAS harmonise son cadre légal dans toute l’Union Européenne depuis 201

Ainsi, la signature électronique avancée et qualifiée a la même valeur légale qu’une signature manuscrite tant que son processus de création et les éléments techniques associés peuvent être conservés pour établir sa fiabilité en cas de litige.

Pour les marchés publics, les entités adjudicatrices doivent accepter au minimum des signatures électroniques avancées avec un certificat qualifié. La signature scannée ou la simple validation par clic n’ont en revanche pas de valeur juridique suffisante dans ce cadre.

Comment choisir son niveau de signature électronique ?

Le choix du bon niveau de signature dépend essentiellement de deux critères :

• L’usage du document : signature de contrat ou simple accuse de réception ?
• L’analyse des risques de contentieux : probabilité et impacts d’un éventuel litige ?

Par exemple, pour un contrat commercial avec un gros client, une signature électronique qualifiée s’impose pour se prémunir contre tout risque de contestation. À l’inverse, une signature avancée suffit amplement pour des documents internes sans enjeu particulier.

Comment signer électroniquement avec un prestataire ?

De nombreux prestataires proposent des solutions clé en main de signature électronique. Le processus est généralement le suivant :

1. L’entreprise cliente ouvre un compte sur la plateforme du prestataire
2. Elle dépose le document à signer au format PDF
3. Elle saisit les adresses email des signataires
4. Le prestataire envoie aux signataires un lien de signature avec code de validation
5. Une fois tous les signataires validated, le document signé est renvoyé à l’entreprise

Certains prestataires comme DocuSign sont même déjà intégrés aux outils bureautiques et permmettent de signer directement depuis Word ou Excel !

Quelques précautions à prendre

Voici quelques bonnes pratiques pour bien utiliser la signature électronique :

• Bien choisir son prestataire parmi les prestataires de confiance référencés
• Opter pour une solution conforme aux exigences de l’ANSSI
• Appliquer le principe de proportionnalité des moyens par rapport aux risques encourus
• Conserver les preuves de signature en cas de litige éventuel

Dans tous les cas, il est recommandé de faire réaliser une étude préalable des usages et des risques avant de se lancer, afin d’adopter le dispositif adéquat. Les aspects techniques ne doivent pas être sous-estimés sous peine de fragiliser la valeur probante des signatures.

Qu’en pensent les experts ?

Selon Patrick Iweins, avocat spécialiste du droit du numérique, la crise sanitaire a clairement fait figure d’accélérateur de la transformation digitale des entreprises françaises. Celles qui ont su saisir cette opportunité pour adopter rapidement des outils comme la signature électronique sécurisée en tirent aujourd’hui pleinement profit.

Les possibilités offertes sont immenses en termes de gains de temps et de productivity ajoute Maître Iweins. Mais attention, tout l’enjeu est de choisir la solution adaptée à ses besoins pour lui conférer une totale force probante. Sinon on prend le risque de fragiliser la validité des actes signés électroniquement et de perdre tout le bénéfice de la dématérialisation.

De son côté, Julien Smith, Délégué Général de l’association eSignature.fr qui promeut l’usage de l’e-signature, constate que « les entreprises prennent conscience des apports concrets permis par le digital et commencent à structurer leurs initiatives, notamment par une analyse préalable des processus internes pour identifier les optimisations possibles ».

« L’étape d’après » poursuit-il « sera d’aller plus loin en repensent leur organisation pour être entièrement digitalisées, en mode plateforme avec des circuits de validation et de signature fluides quel que soit le canal d’entrée client ».

Exemples d’usages de la signature électronique

Voici quelques exemples concrets d’utilisation de la signature électronique dans différents services de l’entreprise :

• Services administratifs et RH : signatures des contrats de travail, avenants, ruptures conventionelles etc.
• Services commerciaux : envoi et signature des devis, bons de commande, factures…
• Services comptables et financiers : approbation des paiements, signature des rapprochements bancaires
• Services juridiques : validation des clauses des contrats, accords de confidentialité…

La signature électronique sécurisée s’intègre parfaitement aux applications métiers de l’entreprise. De plus en plus d’éditeurs de logiciels proposent des extensions permettant de signer directement depuis leurs solutions.

En conclusion

L’essor de la signature électronique s’inscrit dans une digitalisation globale de l’économie et plus uniquement des secteurs high-tech. Facile à mettre en place à un coût raisonnable, la signature électronique apporte une valeur ajoutée tangible en termes d’efficacité et de réactivité.

Pour les entreprises qui n’ont pas encore franchi le cap, il est grand temps de sauter le pas et d’adopter cet outil désormais incontournable ! Beaucoup l’on fait pendant la crise sanitaire, et celles qui n’ont pas suivi le mouvement prennent désormais un retard considérable sur leurs concurrentes.